Email SmartBill – Configurare și trimitere automată

Configurare Email în SmartBill – Trimitere rapidă a documentelor fiscale

SmartBill îți permite să trimiți rapid facturi, proforme, avize și chitanțe direct pe email-ul clienților. Configurarea se face în secțiunea Configurare > Email, unde poți personaliza mesajele, activa trimiterea automată și alege serverul de email dorit.

Personalizarea mesajului email

Aplicația vine cu un text șablon care poate fi editat după preferințe. Poți folosi variabile dinamice pentru a insera automat detalii din document:

• #tip document# – factura, proforma, aviz, chitanță
• #serie număr document#
• #link document#
• #total#, #data emiterii#, #data scadenței#
• #mentiune#, #nume client#, #contact client#

Bine de știut: Poți formata textul cu <b>bold</b> sau <i>italic</i>. După personalizare, apasă Salvează text email.

Trimitere automată prin Rețeaua SmartBill

Poți activa opțiunea de trimitere automată prin Rețeaua SmartBill. Aceasta se aplică documentelor recurente, celor emise prin API sau ca rezultat al plății online a unei proforme.

Exemplu: Dacă ai bifat opțiunea „Trimite automat pe email” la emiterea facturii și ai activată și opțiunea „Trimite prin rețea”, documentul se va trimite automat prin ambele canale.

Serverul de email – două opțiuni disponibile

1. Trimitere prin serverul SmartBill

Recomandat pentru simplitate și siguranță. Este opțiunea ideală pentru trimiterea manuală a documentelor din aplicație.

Avantaje: rapiditate, stabilitate și evitarea filtrelor SPAM.

2. Trimitere prin serverul propriu de email

Necesar dacă utilizezi API-ul SmartBill sau vrei să trimiți documentele dintr-un magazin online integrat. Activează opțiunea „Vreau să folosesc serverul meu de email” și completează corect setările SMTP.

După salvare, SmartBill confirmă dacă datele sunt corecte printr-un mesaj de succes.

Notă: Emailurile transmise prin server propriu ajung sub formă de atașament PDF și pot fi marcate ca SPAM de unele filtre.

Monitorizarea trimiterilor

Poți vizualiza în Mesajele mele istoricul emailurilor trimise, inclusiv dacă au fost livrate cu succes sau nu. Totodată, poți adăuga adrese CC sau BCC pentru a primi copii ale notificărilor trimise către clienți.

Cu noi se văd detaliile.

🔗 Vezi și alte articole utile: Contabilitate în cloud | Contabilitatea PFA | Contabilitate prestări servicii